La mémoire de vos dossiers et du cabinet

La mémoire réunit ce que votre assistant IA sait d'un dossier avant de vous répondre : les règles du cabinet, votre façon de travailler et les faits qui comptent dans l'affaire. Vous n'avez plus à les lui rappeler à chaque conversation.

Les quatre niveaux de mémoire

Quand l'assistant ouvre un dossier, il reçoit un brief composé de quatre niveaux, du plus général au plus précis.

1. La charte du cabinet décrit la façon de travailler commune à tout le cabinet.

2. La charte d'une nature de dossier complète la précédente pour un type d'affaire (contentieux social, cession de fonds…).

3. Vos préférences décrivent votre façon de travailler. Vous seul les lisez.

4. La mémoire du dossier rassemble les faits, décisions et points en attente propres à l'affaire.

En cas de contradiction, le niveau le plus précis l'emporte. Vos préférences personnelles ne prennent toutefois jamais le pas sur les règles du cabinet ou d'une nature.

Ce brief est transmis à votre assistant dans les conditions décrites dans Accès par assistant IA (MCP).

Écrire la mémoire d'un dossier

1. Ouvrez le dossier, puis l'onglet Mémoire.

2. Choisissez une Rubrique : Fait, Décision, En attente, Échéance, Stratégie, Partie, Risque, Retour du client, Repère ou À vérifier.

3. Rédigez Ce qu'il faut retenir, en une ou deux phrases, puis cliquez sur Ajouter.

Le crayon d'une ligne permet de la corriger, la corbeille de la retirer. La rubrique À vérifier accueille ce qui a été avancé sans être établi : l'assistant le lit comme une hypothèse, jamais comme un fait.

Écrire dans la mémoire d'un dossier suit le droit de modifier ses notes : par défaut, les associés et les collaborateurs le peuvent, les juristes et les comptables non.

Rédiger la charte du cabinet

1. Ouvrez Paramètres › Personnalisation › Mémoire, onglet Instructions.

2. Rédigez la charte du cabinet, puis enregistrez.

3. Sous Par nature de dossier, ouvrez une nature pour lui écrire sa propre charte. Chaque nature indique « Charte écrite » ou « Aucune charte ».

Tout le cabinet lit la charte, puisque chaque assistant la reçoit. Seul le titulaire du cabinet peut l'écrire, sauf s'il accorde ce droit à d'autres rôles. Les natures elles-mêmes se créent dans Paramètres › Listes.

À la connexion, l'assistant reçoit les 2 048 premiers caractères de la charte et de vos préférences. Placez en tête ce qui doit toujours s'appliquer. Le texte complet accompagne ensuite chaque dossier ouvert.

Décrire votre façon de travailler

1. Ouvrez Paramètres › Personnalisation › Mémoire, onglet Moi.

2. Sous Comment vous travaillez, décrivez vos préférences : ton des courriers, niveau de détail attendu, habitudes de rédaction.

Vous êtes seul à lire cette page. Ni vos associés ni l'administration du cabinet n'y ont accès, et elle ne figure pas dans l'export du cabinet.

Quand l'assistant écrit lui-même

Un assistant connecté peut consigner ce qu'il apprend au fil d'une conversation : un fait, une décision, un point à vérifier. Il écrit dans la mémoire du dossier, ou dans vos préférences quand il s'agit de votre façon de travailler. Il n'écrit jamais la charte du cabinet ni celle d'une nature : ces textes restent rédigés par une personne.

• Chaque ligne qu'il ajoute porte la mention Rapporté par l'assistant, avec le nom de la personne pour qui il travaillait et la date.

• Il vous cite ce qu'il a consigné, mot pour mot. Vous pouvez lui demander de le retirer dans la conversation.

• Aucune validation préalable n'est demandée. Une ligne inexacte se corrige ou se retire ensuite, depuis l'onglet Mémoire du dossier.

Cette écriture est désactivée tant que le titulaire du cabinet ne l'a pas accordée à un rôle, par le droit « Écriture de la mémoire par l'assistant ». Un dossier que vous avez fermé à l'assistant n'est ni lu ni écrit par lui.

Relire tout ce qui a été retenu

1. Ouvrez Paramètres › Personnalisation › Mémoire, onglet Ce qui a été retenu.

2. Filtrez par auteur avec Écrit par (L'assistant ou Une personne), et par niveau avec Portée.

3. Corrigez ou retirez une ligne directement depuis la liste.

Pour aller plus loin

• Accès par assistant IA (MCP)

• Rôles et permissions : qui peut faire quoi

• Paramétrage des listes